Sistema para Assistência Técnica: o que é e como escolher
Um sistema para assistência técnica organiza ordem de serviço, controle de peças, financeiro e comunicação com o cliente em um só lugar. Este guia mostra o que ele precisa ter, as perguntas para fazer antes de assinar, quanto custa por ordem de serviço e como implantar em uma semana.
Seis sinais de que o caderno já não dá conta
Nenhuma assistência troca o papel por sistema porque é moderno. Troca quando o controle manual começa a custar cliente, peça ou tempo de bancada. Se dois ou mais destes aparecem toda semana, chegou a hora:
- Procurar uma OS antiga leva mais de um minuto, ou depende de lembrar o nome do cliente.
- O cliente liga ou manda mensagem para saber se o aparelho ficou pronto.
- Você já comprou uma peça que estava na gaveta, ou ficou sem a peça que achava ter.
- Um aparelho voltou em garantia e ninguém sabia a data da entrega nem o que foi trocado.
- Orçamento aprovado ficou parado porque ninguém viu a aprovação.
- No fim do mês, você não sabe quanto entrou de conserto e quanto de venda de acessório.
O que um sistema para assistência técnica precisa ter
Os quatro primeiros são o mínimo para qualquer assistência. Os demais dependem do seu modelo de atendimento. Em cada item, indicamos em que plano do Sinfone ele está, quando não é em todos.
Ordem de Serviço
Ver no Sinfone →Entrada do aparelho com número de série ou IMEI, checklist de entrada e saída, laudo técnico, orçamento, peças usadas, garantia e status, do recebimento até a retirada.
Controle de Estoque
Ver no Sinfone →Cada peça que entra e sai fica registrada. Baixa automática quando a peça é usada em uma OS, e alerta antes de faltar na bancada.
Gestão Financeira
Ver no Sinfone →Fluxo de caixa com receitas, despesas e contas vencidas em destaque. Fechamento de caixa do dia e comissão por técnico calculados pelo sistema.
PDV (Ponto de Venda)
Ver no Sinfone →Venda de peças e acessórios no balcão, com caixa do dia. Para quem também vende no varejo além de consertar. No Sinfone, a partir do plano Profissional.
Link público da OS
Ver no Sinfone →Página onde o cliente acompanha o status e os itens do orçamento sem ligar. No Premium Plus, ele também aprova o orçamento online, assinando na tela.
WhatsApp Automático
Ver no Sinfone →Cliente avisado quando o orçamento fica pronto e quando o aparelho está para retirar, sem você parar a bancada. No Sinfone, no plano Premium Plus.
Nota fiscal
Ver no Sinfone →Emissão de NFS-e a partir da ordem de serviço, sem redigitar dados no site da prefeitura. No Sinfone, a emissão fiscal é um módulo adicional.
Agenda de Visitas
Ver no Sinfone →Visitas técnicas, retiradas e entregas agendadas. Essencial para quem atende no endereço do cliente, como ar-condicionado e eletrodomésticos.
O caminho de uma ordem de serviço
Um bom sistema acompanha estas seis etapas sem que você precise anotar nada fora dele. Se alguma fica de fora, é ali que a informação se perde.
- 1
Entrada
Cliente, aparelho, número de série ou IMEI, acessórios deixados e defeito relatado, com o cliente no balcão.
- 2
Checklist e fotos
O que liga, o que não liga, riscos e trincas. É a prova do estado em que o aparelho chegou.
- 3
Diagnóstico
Laudo técnico com o defeito constatado na bancada, separado do que o cliente contou.
- 4
Orçamento e aprovação
Peças e mão de obra em linhas separadas, com validade. Aprovação registrada antes de mexer.
- 5
Execução
Peças usadas saem do estoque, o status muda e o cliente sabe em que pé está sem precisar ligar.
- 6
Entrega e garantia
Checklist de saída, pagamento, data de início da garantia e termo entregue ao cliente.
Ainda no papel? Os modelos de ordem de serviço grátis em Word seguem essas mesmas etapas.
Como escolher entre os sistemas do mercado
Antes de comparar marcas, decida que tipo de sistema você procura. Cada um resolve um problema diferente.
Caderno ou planilha
Resolve bem: Custo zero e nenhum aprendizado.
Limite: Não avisa cliente, não baixa estoque e trava com duas pessoas editando. A busca por OS antiga depende de memória.
ERP genérico
Resolve bem: Nota fiscal, vendas e financeiro fortes, bom para empresa com vários setores.
Limite: A OS costuma ser genérica: sem IMEI, checklist de aparelho ou senha de tela. Preço e implantação pensados para empresa maior.
Sistema para assistência técnica
Resolve bem: OS feita para bancada: aparelho, checklist, laudo, garantia e link para o cliente acompanhar.
Limite: Menos profundo em módulos de indústria ou comércio grande. Confira se o fiscal está incluso ou é à parte.
Oito perguntas para fazer antes de assinar
Faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores. A resposta que não aparece no site costuma ser a que pesa na mensalidade depois.
- Quanto fica a mensalidade com o número de usuários que eu tenho hoje, e com o dobro?
- Qual o limite de ordens de serviço por mês, e o que acontece quando passa?
- A nota fiscal está incluída no plano ou é contratada à parte?
- O aviso automático ao cliente por WhatsApp está no plano que vou assinar?
- O teste é liberado na hora, ou depende de reunião com vendedor?
- Tem fidelidade ou multa para cancelar?
- O suporte atende por WhatsApp, em português e no horário da minha loja?
- Consigo imprimir a OS com a minha logo, em A4 e em impressora térmica?
Comparando fornecedores? Veja o comparativo Sinfone x AgoraOS, com preços, teste e recursos lado a lado.
Caderno, planilha ou sistema: o que muda no dia a dia
| Recurso | Caderno | Planilha | Sinfone |
|---|---|---|---|
| Status da OS | ✗ | Manual | ✓ |
| Checklist de entrada e saída | À mão | ✗ | ✓ |
| Controle de estoque | ✗ | Manual | Baixa automática |
| Fluxo de caixa | ✗ | Manual | Automático |
| Cliente acompanha a OS | ✗ | ✗ | Link público |
| WhatsApp automático | ✗ | ✗ | Premium Plus |
| Nota fiscal | ✗ | ✗ | Módulo adicional |
| Backup na nuvem | ✗ | Depende | ✓ |
| Custo | — | — | A partir de R$ 59,90/mês |
Quanto custa um sistema para assistência técnica
No Sinfone, o preço é o que aparece aqui, no Pix, sem taxa de adesão e sem fidelidade.
Essencial
1 usuário · 100 OS/mês · 500 clientes
Profissional
3 usuários · 500 OS/mês · Vendas e PDV
Premium Plus
5 usuários · 1.500 OS/mês · WhatsApp automático · Contratos
Enterprise
Operações grandes, implantação assistida
A conta que importa: custo por ordem de serviço
Mensalidade sozinha engana. Divida o valor pelo número de OS que você abre no mês e compare com o que uma única OS perdida custa: um cliente que não volta, uma peça comprada duas vezes, uma garantia paga sem ser devida.
| OS por mês | Plano | Custo por OS |
|---|---|---|
| 80 | Essencial · R$ 59,90 | R$ 0,75 |
| 200 | Profissional · R$ 89,90 | R$ 0,45 |
| 450 | Profissional · R$ 89,90 | R$ 0,20 |
| 1.000 | Premium Plus · R$ 129,90 | R$ 0,13 |
Como implantar o sistema em 7 dias sem parar a bancada
O erro mais comum é tentar cadastrar tudo antes de abrir a primeira OS. Comece pelo que você usa toda semana e deixe o resto entrar com o movimento.
- Dia 1Dados da loja, logo e texto do termo de garantia. É o que aparece na OS impressa.
- Dia 2Cadastre os 20 serviços que mais faz, com preço. O resto entra conforme aparecer.
- Dia 3Cadastre as peças que mais usa, com estoque mínimo. Não tente cadastrar a gaveta inteira.
- Dia 4Monte o checklist de entrada do seu tipo de aparelho e teste com uma OS de treino.
- Dia 5Toda OS nova já entra no sistema. As antigas, em papel, terminam no papel.
- Dia 6Crie os usuários da equipe. Cada um com o seu acesso, para saber quem fez o quê.
- Dia 7Feche o caixa do dia pelo sistema e confira com o dinheiro e a maquininha.
Sistema para cada tipo de assistência técnica
O fluxo de OS muda conforme o que você conserta. Veja como o Sinfone se adapta ao seu segmento:
Perguntas frequentes sobre sistema para assistência técnica
O que é um sistema para assistência técnica?
É um programa online onde a assistência registra ordens de serviço, controla estoque de peças, acompanha o financeiro e se comunica com o cliente. No Sinfone tudo fica em um único painel, acessado pelo navegador, sem instalação.
Qual o melhor programa para assistência técnica?
Depende do tamanho da operação e do que mais toma tempo hoje. Os critérios que mais pesam: preço com o número de usuários que você tem, limite de OS por mês, nota fiscal inclusa ou à parte, teste sem cartão, sem fidelidade e se a OS tem os campos do seu segmento. O Sinfone tem planos a partir de R$ 59,90 por mês e teste de 21 dias sem cartão para você comparar com a operação real.
Quanto custa um sistema para assistência técnica?
No Sinfone, de R$ 59,90 a R$ 129,90 por mês no Pix, conforme usuários e recursos, sem fidelidade. Uma forma útil de comparar é dividir a mensalidade pelas OS do mês: com 200 ordens, o plano Profissional (R$ 89,90) sai por cerca de R$ 0,45 por OS.
Existe sistema totalmente gratuito para assistência técnica?
Planilha e caderno são gratuitos, mas não avisam o cliente nem controlam peça. Sistemas com plano gratuito permanente costumam limitar OS por mês ou usuários. O Sinfone não tem plano gratuito permanente: tem teste de 21 dias do plano Profissional, sem cartão.
Sistema para assistência técnica funciona no celular?
O Sinfone funciona no navegador do celular, do tablet e do computador. Você abre ordens de serviço, consulta estoque e acompanha o financeiro direto da bancada.
Precisa instalar algum programa?
Não. O Sinfone funciona no navegador, sem instalar nada no computador.
O sistema emite nota fiscal?
O Sinfone emite NF-e, NFC-e e NFS-e por meio de um módulo fiscal adicional, contratado à parte dos planos. Antes de assinar qualquer sistema, pergunte se a nota está inclusa e se há cobrança por nota emitida.
Qual o limite do plano Essencial?
O Essencial (R$ 59,90/mês no Pix) permite 1 usuário, 100 OS por mês e 500 clientes, sem Vendas e PDV. Vendas, PDV e até 3 usuários entram no Profissional (R$ 89,90/mês, 500 OS/mês).
Experimente o Sinfone
21 dias com o plano Profissional liberado assim que você cria a conta. Sem cartão, sem compromisso.
Testar grátis por 21 dias